Asiakasportaali

Asiakasorganisaation pääkäyttäjä kirjautuu osoitteessa portal.kunttari.fi ja näkee vain oman organisaationsa: palvelut, tilaukset ja tukipyynnöt, laskut ja palvelusopimuksen.

Mitä asiakas voi tehdä

Osio	Sisältö
Etusivu	Yhteenveto palveluista, avoimet pyynnöt ja avoimet laskut.
Omat palvelut	Organisaation Microsoft 365- ja Google Workspace -ympäristöt, verkkotunnukset ja verkkosivustojen tila.
Tilaukset ja tukipyynnöt	Uusi tilaus tai yhteydenotto sekä kaikkien pyyntöjen eteneminen ja viestit.
Laskut	Hallinnasta lisätyt laskut, niiden summa, eräpäivä ja tila.
Palvelusopimus	Hallinnasta lisätty sopimus liitteineen.

Mitä asiakas tekee itse ja mikä tilataan

Asiakas tekee itse portaalissa	Tilataan pyyntönä
Käyttäjän lisääminen ryhmään ja poistaminen ryhmästä Microsoft 365:ssä ja Google Workspacessa	Uusi ympäristö, uusi käyttäjä tai käyttäjän poisto, uusi ryhmä, lisenssimuutokset, DNS-muutokset, uusi verkkosivusto

Asiakas ei näe laitteita, ympäristön asetuksia eikä DNS-tietueita, eikä voi luoda ryhmiä. Vain luku -ryhmien (synkronoidut, dynaamiset ja Exchangessa hallittavat) jäsenyyksiä ei voi muuttaa portaalistakaan.

Pääkäyttäjän luominen

Avaa organisaation sivu ja siirry osioon Asiakasportaali.
Laajenna Lisää portaalin pääkäyttäjä, anna nimi ja sähköpostiosoite.
Saat aktivointilinkin. Se näytetään vain kerran, on voimassa 7 päivää ja toimii yhden kerran.
Toimita linkki käyttäjälle. Hän asettaa itse salasanansa (vähintään 12 merkkiä) ja kirjautuu sen jälkeen sähköpostiosoitteellaan.

KUNTTARI ei lähetä sähköpostia. Aktivointilinkki pitää toimittaa itse, mieluiten muuta kanavaa kuin tavallista sähköpostia pitkin. Linkin haltija pääsee asettamaan tunnukselle salasanan.

Yhdellä organisaatiolla voi olla useita pääkäyttäjiä. Yksi sähköpostiosoite voi kuulua vain yhteen organisaatioon.

Unohtunut salasana ja tunnuksen poisto

Salasanan vaihtolinkki organisaation sivulla luo uuden kertakäyttöisen linkin. Nykyinen salasana toimii siihen asti, kun uusi asetetaan.
Jos linkki vanheni käyttämättä, luo uusi samasta painikkeesta. Aiempi linkki lakkaa toimimasta.
Poista poistaa tunnuksen ja kirjaa käyttäjän ulos. Käyttäjän tekemät pyynnöt säilyvät.

Asiakaspyyntöjen käsittely

Portaalista tehdyt tilaukset ja yhteydenotot tulevat hallinnan valikkoon Asiakaspyynnöt. Punainen numero valikossa kertoo uusien pyyntöjen määrän.

Avaa pyyntö. Näet organisaation, pyytäjän, tyypin ja viestiketjun.
Kirjoita viesti asiakkaalle ja valitse tila. Voit myös vaihtaa pelkän tilan ilman viestiä.
Asiakas näkee viestin ja tilan portaalissa ja voi vastata samaan ketjuun.

Tila	Asiakas näkee	Käyttö
Uusi	Vastaanotettu	Pyyntöä ei ole vielä otettu työn alle.
Työn alla	Työn alla	Käsittely on käynnissä.
Odottaa asiakasta	Odottaa vastaustanne	Tarvitset asiakkaalta lisätietoa. Portaali korostaa tämän asiakkaalle.
Valmis	Valmis	Asia on hoidettu.
Peruttu	Peruttu	Pyyntöä ei toteuteta.

Kun asiakas vastaa odottavaan, valmiiseen tai peruttuun pyyntöön, se palaa automaattisesti tilaan Työn alla.

Portaali ei lähetä ilmoituksia sähköpostiin kummallekaan osapuolelle. Asiakas näkee vastauksen vasta kirjautuessaan, ja uudet pyynnöt näkyvät hallinnassa valikon numerona. Kiireellisestä asiasta kannattaa ilmoittaa myös muuta kautta.

Asiakaspyynnöt ovat eri asia kuin Tiketit, jotka luetaan tukipostilaatikosta.

Laskut ja palvelusopimus

Asiakirjat lisätään organisaation sivun osioista Laskut ja Palvelusopimus. Jokaisen asiakirjan voi lisätä kahdella tavalla:

PDF-tiedostona (enintään 15 Mt). Tiedosto tallennetaan palvelimelle, ja sen näkee vain hallinta ja kyseisen organisaation pääkäyttäjät.
Linkkinä (https), jos lasku on esimerkiksi laskutusjärjestelmässä. Linkin takana olevan sivun suojaus on sen järjestelmän vastuulla.

Laskun tiedot

Laskulle annetaan nimi tai numero sekä halutessa päiväys, eräpäivä ja summa. Uusi lasku on tilassa Avoin. Kun maksu on tullut, valitse Merkitse maksetuksi. Asiakkaan etusivulla näkyvät avoimet laskut ja Laskut-sivulla avoimien yhteissumma.

KUNTTARI ei ole yhteydessä kirjanpitoon tai pankkiin. Laskun tila muuttuu vain, kun vaihdat sen itse.

Palvelusopimus

Sopimukselle annetaan nimi ja päiväys. Voit lisätä useita asiakirjoja, esimerkiksi sopimuksen ja sen liitteet tai päivitetyn version. Vanhentunut asiakirja poistetaan Poista-linkistä.

Jaetut ympäristöt portaalissa

Jos Microsoft-tenantti tai Google Workspace on jaettu usealle organisaatiolle, jokaisen organisaation pääkäyttäjä näkee sen omissa palveluissaan merkinnällä yhteinen.

Jaetussa ympäristössä jokainen pääkäyttäjä näkee ympäristön kaikki käyttäjät ja ryhmät, myös toisen organisaation, ja voi muuttaa kaikkien ryhmäjäsenyyksiä. Jaa ympäristö vain, kun organisaatiot todella käyttävät samaa ympäristöä ja tämä näkyvyys on niille hyväksyttävä.

Tietoturva

Portaali ja hallinta ovat eri osoitteissa ja käyttävät eri tunnuksia ja eri istuntoja. Portaalin tunnuksella ei pääse hallintaan eikä hallinnan tunnuksella portaaliin.
Jokainen portaalin haku rajataan kirjautuneen käyttäjän organisaatioon. Toisen organisaation pyyntöä, laskua tai ympäristöä ei voi avata osoitetta arvaamalla.
Viisi väärää salasanaa lukitsee tunnuksen 15 minuutiksi. Istunto on voimassa 8 tuntia.
Portaalissa tehdyt jäsenyysmuutokset ja pyynnöt kirjautuvat tapahtumalokiin merkinnällä portaali ja organisaation nimellä.

Lyhyt ohje asiakkaalle

Tämän voi kopioida asiakkaalle aktivointilinkin mukaan.

Kunnon Kartan asiakasportaali: https://portal.kunttari.fi

1. Avaa saamasi aktivointilinkki ja aseta salasana (vähintään 12 merkkiä).
   Linkki toimii kerran ja on voimassa 7 päivää.
2. Kirjaudu jatkossa sähköpostiosoitteellasi ja salasanallasi.

Portaalissa voit:
- nähdä organisaationne palvelut kohdasta Omat palvelut
- lisätä käyttäjiä ryhmiin ja poistaa heitä ryhmistä (Microsoft 365, Google Workspace)
- tehdä tukipyynnön tai tilauksen ja seurata sen etenemistä
- katsoa laskut ja palvelusopimuksen

Uudet käyttäjät, lisenssit ja muut isommat muutokset tilataan kohdasta Tee tilaus.
Jos unohdat salasanan, pyydä meiltä uusi linkki.